SYNDROME DE REUNIONISTE AIGU

Sur l’inspiration de Sandrine (AKA Anne Claire C.), elle se reconnaîtra, j’avais envie de vous parler d’un mal qui frappe nos belles équipes d’ennui et diminue la performance des entreprises, ce sont les réunions interminables et fréquentes. Quelles soient d’équipe, de projets ou institutionnelles, ces réunions, pourtant potentiellement stratégiques et collectifs peuvent rapidement se révéler rébarbatifs, pesant et parfois « contre–productives », provoquant l’écueil même de ce qu’elles étaient censées combattre : le délitement des équipes.

Selon l'institut des hautes études de l'entreprise, nous passons 16 années d'une vie professionnelle en réunion. Comment les rendre plus agréables ?

 

Voici les symptômes : dites ahhhhhhh !!!

LE BUT

Vous réalisez (vous remarquerez que je ne parle pas volontairement d’organiser) une réunion chaque semaine ?

 

Vous êtes-vous seulement posé la question pourquoi ?

 

La réponse la plus vraisemblable ne serait-elle pas les habitudes. Et comme il est confortable de se reposer sur les habitudes, n’est-ce pas ? Avez-vous seulement essayé de ne pas faire de réunion ?

Si vous n’êtes pas en mesure d’identifier les retombées positives de chaque réunion, alors apprenez à vous en passer. Le team-building fonctionne aussi en dehors d’un vase clos en verre dans lequel chacun à son écran.

 

75% des salariés estiment que les réunions sont improductives (source lien). Pire, elles provoqueraient des retards dans le travail effectif et par contamination directe, le stress des collaborateurs, qui, à la place de faire leur travail, seraient obligés de venir perdre du temps en réunion (Etude Luong & Rogelberg - 2005 in lien). De plus les plus réservés n'osent pas s'exprimer ou ne se sentent pas entendus.

 

Privilégiez le reporting direct sur slack et trello (à découvrir si vous ne connaissez pas).

Faites des points d’équipe par messagerie et surtout : pensez à encourager vos collaborateurs, leur renouveler votre confiance et les valoriser. Je précise le terme valoriser. Il s’agit d’apporter des valeurs, en bien comme en mal.

Un salarié peut faire du mauvais travail et vous pouvez les signaler devant tout le monde sans que cela soit un jeu de pouvoir (df. Lien). Vos salariés ont besoin de repères, pas de silences qui en disent long.

 

L’OBJET

Sans ordre du jour, annulez vos réunions. Si les gens ne savent pas de quoi l’on va parler, vos réunions deviendront des discussions de salon.

Avoir un ordre du jour permet de canaliser l’énergie, renforcer l’engagement des participants et recentrer vos échanges sur les buts à atteindre, donc à être productif #efficient.

Mettez en place un ordre du jour précis et tenez-vous y. Désignez un animateur, une mémoire, un maître du temps dans le groupe (pas toujours les mêmes) et regarder les salariés mobiliser leur énergie.

 

Ne jamais oublier que seul on va plus vite, mais en groupe on va plus loin.

 

LE TEMPS

Nous avons tous lu ou entendu une étude américaine qui dit qu’une réunion qui dure plus de 45 min ce n’est pas efficace et bien c’est ????

 

 

Selon une étude d'Atlassian, publié sur #cadreo, sur la perte de temps au travail les employés perdent en moyenne 31 heures chaque mois lors de réunions complètement inutiles (citation cadreo - source)

Mais en réalité, le temps importe peu, seul le respect du temps est important. Plus vous déviez, moins vous êtes efficaces. Désignez un maître du temps qui s’assurera que chaque thème consacre le temps qui est prévu. Vos collaborateurs décrocheront moins.

 

LE RÉSULTAT

Vous avez respecté les points précédents ? C’est très bien ! vous pouvez tout aussi bien ne pas les respecter. Pourquoi ? La fin justifie les moyens !

 

Chez CHASE RH, nous attirons toujours l’attention auprès des dirigeants et middle managers sur les changements trop brutaux dans les méthodes de travail. Si vous avez ancré des habitudes, des routines et que vous voyez que les résultats sont bons alors ne changez-rien.

Attention toutefois à bien mesurer les résultats de ces fameuses réunions. En qualité de manager, vos résultats ne sont pas toujours ceux qui sont attendus par vos collaborateurs.

Vous pourriez très bien ne viser que l’atteinte d’objectifs techniques, commerciaux ou financiers, alors que vos collaborateurs souhaitent atteindre une plus grande cohésion d’équipe, une bonne ambiance de travail ou tout simplement faire une pause, en allant déposer leurs angoisses en équipe.

 

Voilà ! vous avez les symptômes, le remède…alors sachez vous guérir de vos habitudes. Organisez vos réunions en dehors du cadre habituel, changez les horaires, diminuez le temps passé. Faites-en sorte de sortir de l’inertie et rappelez-vous que l’on apprendre à marcher en se mettant en déséquilibre avant.

 

Merci à #CADREO et #captainconseil.

 

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